Qué es el shadow AI, dónde buscar la IA que usa tu plantilla sin que la empresa lo sepa y cómo controlarla sin prohibirlo todo, con un ejemplo.
Por Alex Fernández, Auditor Líder ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 42001 · Actualizado el
El shadow AI, o IA en la sombra, es el uso en el trabajo de herramientas de inteligencia artificial que la empresa no ha aprobado o no conoce: el asistente gratuito con la cuenta personal, la extensión que lee el correo o la función de IA que llegó con una actualización. Se detecta cruzando lo que ven tus sistemas con lo que cuenta la plantilla, y se controla decidiendo herramienta por herramienta qué se permite y con qué datos, sin prohibirlo todo. Aquí va mi método, con un ejemplo trabajado.
Es la parte difícil del inventario de sistemas de IA: la IA que nadie ha declarado.
Es la versión con IA del shadow IT, la tecnología que se usa sin el visto bueno de quien la gestiona, con dos diferencias:
Buena parte de lo que aparece es de poco riesgo, como redactar un correo. Merecen atención estos casos:
Ninguna usa la expresión; el cruce con la ISO es mío, de auditor:
| Norma | Dónde encaja | Qué pido ver |
|---|---|---|
| ISO/IEC 42001 | Alcance (4.3), política de IA (A.2), roles (A.3.2), recursos (A.4.2 a A.4.6), uso responsable (A.9.2) y proveedores (A.10.3) | Que la lista de sistemas cuadre con gastos, permisos y red |
| ISO/IEC 27001 | Inventario (5.9), clasificación (5.12), transferencia de información (5.14), proveedores y nube (5.19 a 5.23), concienciación (6.3) y prevención de fugas (8.12) | Proveedores de IA evaluados como cualquier otro y una regla sobre qué información sale |
Mi lectura, con la definición de responsable del despliegue del art. 3.4 del AI Act: si la herramienta se usa para trabajar, trátala como un sistema que despliega la empresa. Lo que te toca depende del uso:
| Uso | Qué pide el AI Act | Desde |
|---|---|---|
| Redactar, resumir o traducir | Nada propio del uso; el art. 4 pide medidas para apoyar la alfabetización en IA de quien la usa | 2 de febrero de 2025; con la redacción del Ómnibus, desde el 27 de julio de 2026 |
| Generar imágenes, audio o vídeo que pasan por reales | Hacer público que son artificiales (art. 50.4) | 2 de agosto de 2026 |
| Ordenar o filtrar candidaturas | Alto riesgo (anexo III, punto 4); usar así un asistente general puede convertirte en su proveedor (art. 25.1.c) | 2 de diciembre de 2027 |
El art. 4 no está entre las infracciones con multa del reglamento (art. 99), y aun así es un buen motivo para formar a quien usa la IA. Las fechas están en la guía del AI Act, y los avisos, en el checklist del artículo 50.
Ninguna fuente lo ve todo; lo útil es saber qué se le escapa a cada una:
| Fuente | Qué buscar | Qué no ve |
|---|---|---|
| Gastos y tarjetas | Suscripciones y cargos por uso de la API de un proveedor de modelos | Las cuentas gratuitas |
| Permisos concedidos en Microsoft 365 o Google Workspace | Aplicaciones de IA con acceso al correo o a los ficheros, y cuántas personas se lo dieron | Lo que se usa sin conectar nada |
| Proxy, DNS o cortafuegos | Dominios de servicios de IA, volumen y departamento | El móvil personal y lo que no pasa por vuestra red |
| Equipos gestionados | Aplicaciones de escritorio y extensiones del navegador con IA | Los equipos personales |
| Proveedores del software que ya pagáis | Qué funciones de IA trae activadas tu versión y qué hacen con tus datos | Lo que no preguntes |
| La plantilla | Qué herramienta, para qué y con qué datos | Lo que nadie quiera contar |
Cruza las fuentes por herramienta y sin nombres de personas. Si aparecen claves de API en código o en flujos, trátalas como en la guía de las credenciales de los agentes de IA.
La encuesta es la única fuente que ve las cuentas personales, y solo funciona si nadie teme contestar. En el estudio de Microsoft y LinkedIn de 2024, con 31.000 trabajadores del conocimiento de 31 mercados, el 78 % de quienes usaban IA en el trabajo llevaba sus propias herramientas (el 80 % en las pymes) y el 52 % era reacio a reconocer que la usaba en sus tareas más importantes. Es de un fabricante de IA: tómalo como orden de magnitud.
Antes de preguntar, deja por escrito que lo que se cuente no tendrá consecuencias. Cuatro preguntas bastan:
Hazla anónima y con el departamento, para saber dónde mirar sin señalar a nadie. La última pregunta es la que más rinde: te dice qué aprobar.
Cada herramienta acaba en una de cuatro casillas:
Para elegir miro qué datos recibe, el contrato (si los conserva o entrena con ellos), los permisos, el uso y si hay alternativa aprobada. Si el uso cambia el encaje en el AI Act, decide el uso.
Empresa ficticia: una agencia de comunicación de 30 personas con Microsoft 365. Al cruzar las fuentes salen cinco herramientas:
| Herramienta | Dónde apareció | Uso y datos | Decisión |
|---|---|---|---|
| Asistente de chat con cuentas personales gratuitas | Encuesta (11 personas) y DNS | Correos y resúmenes de contratos de clientes | Sustituir por uno de empresa, con contrato que excluya entrenar con sus datos |
| Asistente de reuniones conectado al calendario | Permisos de Microsoft 365 (6 personas) | Graba y transcribe reuniones con clientes | Aprobar con límites: cuenta de empresa, permiso del administrador, aviso a los participantes y borrado a 30 días |
| Extensión del navegador que resume el correo | Equipos gestionados (4 equipos) | Lee todo el buzón | Retirar: el proveedor no ofrece contrato y el asistente aprobado hace lo mismo |
| Función de IA del CRM | Pregunta al proveedor | Resume oportunidades y propone respuestas | Aprobar tras revisar el anexo de tratamiento de datos del contrato |
| Chat gratuito para ordenar currículos | Encuesta (1 persona) | Currículos de candidatos | Retirar ya |
Prohibir toda la IA con un correo es lo más rápido y lo que menos dura: el uso se muda al móvil personal, donde no lo ves. Lo que funciona:
La AEPD hace algo parecido en su política interna de IA generativa (resumen de enero de 2026): solo herramientas de su inventario, contratadas en modalidad empresarial, y canales con quien las usa.
Todo eso acaba escrito en una política de uso de la IA, que es el paso siguiente.
Según su documentación oficial:
Si no quieres cruzar las exportaciones a mano, Descubrir IA, de Salvik, reconoce las herramientas de IA en las de Microsoft Entra, Google Workspace, Intune o tus gastos, sin guardar quién usa qué, y entra en su prueba de 7 días.
Si quieres hacerlo con alguien al lado, en la consultoría de IA están el diagnóstico AI Act, que empieza por esta búsqueda, y la política de uso. El resto de lo que hago, en servicios, y el marco de gobierno completo, en qué es la ISO 42001 y cómo se certifica.
Es el uso en el trabajo de herramientas de IA que la empresa no ha aprobado o no conoce: asistentes con cuentas personales, extensiones, aplicaciones conectadas al correo o funciones de IA que llegan con una actualización. También se llama IA en la sombra.
El AI Act y el RGPD no lo prohíben como tal. Los problemas vienen de lo que se mete y para qué: datos personales sin contrato con el proveedor (art. 28.3 del RGPD), información que un cliente no te deja ceder o usos que regula el AI Act.
Preguntando. La red, los equipos y las consolas de la empresa no ven lo que se hace desde un móvil personal: para eso está la encuesta sin castigo.
Solo lo que no puedes hacer seguro, como una extensión que lee todo el correo sin contrato, y con una alternativa aprobada. Bloquearlo todo empuja el uso a donde no lo ves.
No lo nombra, pero cuando audito comparo la lista de sistemas con los gastos, los permisos y lo que cuenta la plantilla, mirando el alcance (4.3), los recursos (A.4.2 a A.4.6) y el uso responsable (A.9.2). Una herramienta de uso diario fuera de la lista suele acabar en hallazgo.
No con ese nombre. Para redactar o resumir solo trae el art. 4, que pide medidas para apoyar la alfabetización en IA y no está entre las infracciones con multa del reglamento. Cambia si alguien genera imágenes o vídeos que pasan por reales (art. 50.4) u ordena candidaturas con IA, un uso de alto riesgo con obligaciones desde el 2 de diciembre de 2027.