Qué poner en el apartado I del modelo del SEPE sobre sistemas algorítmicos (RD 723/2026): inventario, redacción y un ejemplo para pymes.
Por Alex Fernández, Auditor Líder ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 42001 · Actualizado el
Desde el 5 de octubre de 2026, el contrato o el documento informativo de cada persona que contratas por más de cuatro semanas tiene que informar de los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones que use la empresa y, si deciden sobre sus condiciones de trabajo, de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. Lo exige el artículo 3.2.k del Real Decreto 723/2026. En el modelo del SEPE es el apartado I, y solo trae el título. Aquí va qué inventariar, cómo redactarlo y un ejemplo trabajado. No es asesoramiento jurídico: es el método de un auditor para que lo que firmas sea verdad y se pueda comprobar.
Es actualidad, no una amenaza: si falta, la multa es leve. Pero no puedes informar de lo que no sabes que tienes, y ese inventario es el mismo con el que empieza el gobierno de la IA. El marco europeo está en la guía del AI Act.
El apartado I no se rellena con una plantilla: se rellena con un inventario.
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, incorpora en parte la Directiva (UE) 2019/1152, desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y deroga el Real Decreto 1659/1998. Se publicó en el BOE el 15 de septiembre y está en vigor desde el 5 de octubre de 2026.
| Pregunta | Respuesta | Dónde |
|---|---|---|
| Qué contar | La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones y, si deciden sobre condiciones de trabajo, sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento | Art. 3.2.k |
| Qué decisiones | Las que fijan o cambian condiciones de trabajo, «tales como» jornada, tareas, salario, progresión profesional, lugar de trabajo o extinción: la lista es abierta | Art. 3.2.k |
| A quién | A cada persona con una relación laboral de más de cuatro semanas | Art. 2.2 |
| Cuándo | Antes de que empiece la relación | Art. 7.1 |
| Cómo | Por escrito, en el contrato o aparte, en papel o electrónico, que se pueda guardar e imprimir, con prueba de la entrega | Arts. 3.1 y 6 |
| Remitir al convenio | No cabe en esta letra; solo en otras, como el salario base o la jornada | Art. 3.3 |
| Si algo cambia | Por escrito, como tarde el día en que el cambio surta efecto | Arts. 5.1 y 7.3 |
| Plantilla anterior | A quien la pida, en 30 días hábiles, si no la tiene ya | Disposición transitoria única |
| Si no se informa | Infracción leve: de 70 a 750 euros, según el grado | LISOS, arts. 6.4 y 40.1.a |
El RD encargó al SEPE un modelo de documento informativo (disposición adicional primera), y ya está en su web. Su apartado I trata de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones relacionados con la fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo, y no trae casillas, ejemplos ni instrucciones. Antes de rellenarlo, tres cosas:
Una pista para leer la letra k: el preámbulo del RD la apoya en los artículos 2.11, 26.7, 26.11 y 86 del Reglamento de Inteligencia Artificial y en el punto 4.b de su anexo III, el de la IA que decide sobre relaciones laborales. Se lee bien con ojos de gobierno de la IA, pero alcanza también a sistemas de reglas que no son IA.
De cada herramienta que toca a la plantilla, una sola pregunta: ¿su resultado se usa para decidir sobre las condiciones de trabajo de alguien? Cuenta el uso, no la tecnología: una fórmula del programa de nóminas puede entrar y un asistente de IA, no.
Dónde mirar: nóminas, presencia, turnos, incentivos, tickets o rutas, portal de empleo, evaluación del desempeño y los asistentes de IA de los mandos. Y pregunta a cada proveedor qué módulos de reglas o de IA trae activados tu versión.
| Sistema | Qué decide | ¿Entra en la letra k? | Qué contar |
|---|---|---|---|
| Programa que genera el cuadrante de turnos | Jornada y su distribución | Sí | Criterios (disponibilidad, antigüedad, demanda) y quién puede cambiarlo |
| Reparto automático de tickets, rutas o llamadas | Asignación de tareas | Sí | Las reglas de reparto y si cuenta el rendimiento |
| Cálculo del variable desde el CRM | Salario | Sí; la letra f ya pide explicar su cálculo | La fórmula, el origen de los datos y quién la revisa |
| Evaluación del desempeño con puntuación | Progresión profesional | Sí | Qué datos usa, cuánto pesa la puntuación y quién decide |
| Alertas de productividad o absentismo usadas para sancionar | Extinción u otras condiciones | Sí | Los umbrales y qué pasa cuando salta una alerta |
| Filtro de currículos | La selección, antes del contrato | Dudoso; sí, si también decide promociones internas | Aunque no entre, le alcanzan el RGPD y el comité |
| Asistente de IA de uso general | Nada, por existir | Solo si su salida se usa para decidir, como puntuar evaluaciones | Lo mismo que una evaluación del desempeño |
| Fichaje que solo registra horas | Nada | No, salvo que calcule algo que decide | Esa regla |
El RD pide pautas, criterios y reglas de funcionamiento, pero no un formato. Mi método son siete datos por sistema, en lenguaje llano:
Ni código fuente ni frases de folleto: «herramientas que optimizan la gestión» no informa de nada; «reparte cada ticket al primer agente libre de su idioma», sí. Pon versión y fecha: si el proveedor cambia los criterios o añades un sistema, es una modificación y se comunica por escrito, como tarde el día en que surta efecto (arts. 5.1 y 7.3).
Empresa ficticia: distribuidora de material eléctrico, 60 personas, almacén a turnos, ocho comerciales con variable y un equipo de atención al cliente. El inventario encuentra seis herramientas y tres van al apartado I:
Las otras tres quedan en el registro, con fecha y motivo. Copilot redacta y resume, pero no evalúa a nadie: si un mando lo usa para evaluar, hay que informar como tarde el día en que empiece. El filtro de currículos decide antes del contrato y queda anotado tras consultar al asesor laboral. El fichaje solo registra.
Fíjate en «no usa datos de rendimiento» y en «no tiene en cuenta la rapidez»: lo que el sistema no mira es lo que más tranquiliza, y hay que comprobarlo con el proveedor antes de firmarlo. Un apartado I que nadie puede comprobar es una promesa, no una evidencia.
El RD deja a salvo las demás obligaciones del Estatuto (art. 8). Tres que conviene tener a la vista:
El diagnóstico ISO 42001 empieza por el inventario de sistemas de IA, con un responsable para cada uno, como cuento en la guía de precios. El RD 723/2026 le añade una columna, «¿decide sobre condiciones de trabajo?», con el texto que va al apartado I, y obliga a abrirla a los sistemas de reglas que no son IA.
En la norma, el encaje es directo: la plantilla es una parte interesada con requisitos legales (cláusula 4.2), el impacto en las personas se evalúa (6.1.4 y control A.5.4), lo que se les cuenta es información para partes interesadas (A.8.5) y lo que hace el software de un tercero se pregunta al proveedor (A.10.3). El marco está en qué es la ISO 42001 y cómo se certifica, y la evidencia que pido a un sistema que decide, en la guía para auditar un agente de IA.
Si prefieres llevar el registro en una herramienta y no en una hoja de cálculo, Salvik tiene un inventario de sistemas de IA que entra en su prueba de 7 días.
Si quieres hacerlo con método, el diagnóstico ISO 42001 empieza por ese registro, marca lo que decide sobre personas y te deja un plan priorizado.
No. Lo obligatorio es dar la información por escrito, en el contrato o en uno o varios documentos con todos los datos. El modelo ayuda a no dejarse nada y, si lo usas, pide firmar todas las páginas cumplimentadas en el margen izquierdo.
A quien lo pida hay que darle la información que no tenga ya en 30 días hábiles, y los cambios posteriores al 5 de octubre se comunican como tarde el día en que surtan efecto. Si ya tienes el texto, dáselo a todos a la vez: es más sencillo que contestar petición por petición.
El RD no pide el código. Pide las pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando el sistema decide sobre condiciones de trabajo, sin fijar el nivel de detalle. En la práctica: qué datos usa, qué factores cuentan, qué umbrales aplica y quién revisa el resultado, en un lenguaje que se entienda.
No informar por escrito de los elementos esenciales del contrato en los términos del reglamento es infracción leve (art. 6.4 de la LISOS): de 70 a 750 euros según el grado, que tiene en cuenta, entre otras cosas, el número de personas afectadas. Si falla la información al comité, la LISOS tipifica como grave transgredir los derechos de información de los representantes: de 751 a 7.500 euros.
No. Como recuerda la AEPD, el RD 723/2026 no autoriza a usar algoritmos: cada tratamiento necesita su base jurídica, y las decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado con efectos significativos tienen los límites del artículo 22 del RGPD. Si el sistema es de IA, mira también si es de alto riesgo según el AI Act.
Esta guía no es asesoramiento jurídico: para tu caso, consulta con tu asesoría laboral y con tu delegado de protección de datos.